اتفاقية معالجة البيانات

آخر تحديث: [[TODO: date the legal texts were last updated (YYYY-MM-DD)]]

1. الأطراف والنطاق والأولوية

• تُبرم هذه الاتفاقية بين العميل بصفته جهة تحكم، و[[TODO: legal entity name]] («سندات» أو «نحن») بصفتها جهة معالجة، وهي ملحق بـشروط الخدمة وجزء منها.
• تسري على البيانات الشخصية التي يُدخلها العميل في الخدمة أو تُجمع عنه أثناء استخدامها، وتعالجها سندات نيابةً عنه («بيانات العميل»).
• بيانات الحساب والاشتراك والسجلات التقنية والسجل الأمني تتحكم فيها سندات بصفتها جهة تحكم، وتنظمها سياسة الخصوصية.
• إذا تعارضت هذه الاتفاقية مع شروط الخدمة في شأن معالجة البيانات الشخصية فتسري هذه الاتفاقية.
• للمصطلحات «جهة التحكم» و«جهة المعالجة» و«صاحب البيانات» و«البيانات الشخصية» المعنى الذي يقرره نظام حماية البيانات الشخصية ولائحته التنفيذية. [[TODO: counsel to confirm the citation of the Personal Data Protection Law and its Implementing Regulations]]

2. موضوع المعالجة ومدتها وطبيعتها وغرضها

تفاصيل المعالجة مبيّنة في الملحق (أ). وباختصار: موضوعها تقديم خدمة الفوترة الإلكترونية للعميل، ومدتها مدة استخدامه الخدمة ثم فترة التصدير والاحتفاظ النظامي، وطبيعتها تخزين بيانات الفواتير وتوقيعها وإرسالها إلى الهيئة وعرضها وتصديرها، وغرضها تمكين العميل من إصدار فواتيره والوفاء بالتزاماته في الفوترة الإلكترونية.

3. التعليمات الموثقة

• نعالج بيانات العميل وفق تعليماته الموثقة فقط، وهي: هذه الاتفاقية، وشروط الخدمة، واستخدام العميل لخصائص الخدمة (مثل إصدار فاتورة أو تصدير بيانات أو حذفها).
• لا نعالج بيانات العميل لأغراضنا الخاصة.
• نخطر العميل إذا رأينا أن تعليمة منه تخالف النظام.
• إذا ألزمنا نظام بمعالجة غير ذلك أخطرنا العميل قبل المعالجة ما لم يمنع النظام ذلك.

4. السرية

نلزم العاملين لدينا ممن يصلون إلى بيانات العميل بالمحافظة على سريتها، ونقصر الوصول على من يحتاجه لتقديم الخدمة. [[TODO: operator to confirm that confidentiality undertakings are in place for everyone with access]]

5. الأمن

نطبّق التدابير التقنية والتنظيمية الموصوفة في الملحق (ب) لحماية بيانات العميل، ونحدّثها بما لا يقلل مستوى الحماية.

6. المعالجون الفرعيون

• يأذن العميل إذناً عاماً بالاستعانة بمعالجين فرعيين. وقائمتهم الحالية في الملحق (أ).
• نُخطر العميل بأي إضافة أو استبدال عبر التطبيق أو البريد الإلكتروني قبل [[TODO: notice period for new sub-processors]]. وللعميل الاعتراض خلال تلك المدة لأسباب معقولة تتعلق بحماية البيانات، وإن لم نتفق فله إنهاء الخدمة وتصدير بياناته.
• نُلزم كل معالج فرعي بالتزامات لحماية البيانات لا تقل عن التزامات هذه الاتفاقية، ونبقى مسؤولين أمام العميل عن أدائه.
• الهيئة ليست معالجاً فرعياً لدينا: نرسل إليها الفواتير بتعليمات العميل وتنفيذاً لالتزاماته النظامية. [[TODO: counsel to confirm how ZATCA's role should be described]]

7. المساعدة في طلبات أصحاب البيانات والالتزامات النظامية

• نساعد العميل، بالوسائل التقنية والتنظيمية المناسبة، على الاستجابة لطلبات أصحاب البيانات، مثل الوصول والتصحيح والإتلاف. وتتيح أدوات التصدير في التطبيق للعميل الحصول على بياناته.
• إذا وصلنا طلب مباشر من صاحب بيانات يخص بيانات العميل فإننا نحيله إلى العميل، ولا نجيب عن مضمونه إلا بتعليمات منه.
• نساعد العميل، بحسب طبيعة المعالجة والمعلومات المتاحة لنا، في تقييمات الأثر وفي التعامل مع الجهة المختصة متى لزم.

8. الإخطار بتسرب البيانات

• نخطر العميل دون تأخير غير مبرر، وخلال [[TODO: counsel to confirm the notification period]]، من علمنا بتسرب لبيانات شخصية تخص بيانات العميل.
• يتضمن الإخطار ما يتوفر لدينا من معلومات عن طبيعة التسرب، وفئات البيانات وأعداد المتأثرين التقريبية، والنتائج المحتملة، والإجراءات المتخذة أو المقترحة، ونوافيه بالمستجدات.
• نتعاون مع العميل في التزاماته بإخطار الجهة المختصة وأصحاب البيانات.

9. النقل الدولي للبيانات

موقع الاستضافة الحالي: [[TODO: hosting country and region]]. لا ننقل بيانات العميل خارج المملكة إلا وفق الضوابط التي يقررها النظام. [[TODO: hosting decision pending; counsel to confirm the lawful mechanism for any transfer outside the Kingdom under the Personal Data Protection Law and its transfer regulations]]

10. الإعادة والحذف عند الإنهاء

• عند انتهاء الخدمة أو إغلاق الحساب يتاح للعميل تصدير بياناته (فواتير XML في ملف مضغوط وملفات CSV) لمدة [[TODO: length of the read-only export period after closure]].
• بعد ذلك نحذف بيانات العميل أو نجعلها مجهولة الهوية، إلا ما يوجب النظام الاحتفاظ به، كسجلات الفواتير للمدة النظامية. [[TODO: counsel to confirm the retention period required by VAT law and ZATCA e-invoicing rules]] وما نحتفظ به نحميه ولا نعالجه إلا لذلك الغرض.
• تُحذف مفاتيح التوقيع وبيانات الربط مع الهيئة عند إغلاق الحساب، وتزول النسخ الاحتياطية بانتهاء دورة الاحتفاظ بها. [[TODO: operator to confirm deletion of signing keys and credentials on closure, and the backup retention period]]

11. التدقيق

• نوفّر للعميل المعلومات اللازمة لإثبات التزامنا بهذه الاتفاقية.
• للعميل، بإشعار مسبق معقول، أن يطلب تدقيقاً أو مراجعة لالتزامنا بهذه الاتفاقية، على ألا يعطل ذلك الخدمة، وألا يكشف بيانات عملاء آخرين أو الأسرار المشفرة، وأن يلتزم بالسرية. [[TODO: counsel to confirm audit scope, frequency, notice and cost allocation]]

12. المسؤولية

تسري أحكام المسؤولية وحدودها الواردة في شروط الخدمة على هذه الاتفاقية.

13. المدة والنظام الواجب التطبيق

تسري هذه الاتفاقية بقبول العميل شروط الخدمة، وتبقى سارية طوال مدة معالجة بيانات العميل. وتخضع لأنظمة المملكة العربية السعودية وللاختصاص المبيّن في شروط الخدمة. [[TODO: counsel to confirm whether a separate signature or acceptance of this agreement is required]]

الملحق (أ): تفاصيل المعالجة

الملحق (ب): التدابير التقنية والتنظيمية

عزل البيانات

• بيانات كل منشأة في ملف قاعدة بيانات منفصل خاص بها.
• تُحدَّد المنشأة من جلسة المصادقة وحدها، لا من مدخلات العميل، والأصل رفض الوصول ما لم يكن المستخدم مسجلاً للدخول ومرتبطاً بمنشأة.

التشفير وحماية المفاتيح

• مفاتيح التوقيع وبيانات الربط مع الهيئة مشفّرة بمفاتيح بيانات خاصة بكل منشأة، بتشفير موثَّق (AES-256-GCM).
• مفاتيح البيانات محمية بمفتاح رئيسي يُحفظ خارج قاعدة البيانات ونسخها الاحتياطية، ويُحفظ النص المشفّر ومفتاحه المغلّف في ملفين مختلفين.
• لا تُتاح مفاتيح التوقيع للتنزيل، ولا تُدوَّن الأسرار في السجلات.
• الاتصال بالخدمة عبر HTTPS فقط.

المصادقة وإدارة الوصول

• تأكيد البريد الإلكتروني عند التسجيل، وحفظ تجزئة كلمة المرور فقط.
• تحديد عدد محاولات الدخول، وقفل الحساب مؤقتاً بعد محاولات فاشلة متكررة.
• تنتهي الجلسات الأخرى عند تغيير كلمة المرور أو إعادة تعيينها.
• ملف الجلسة محمي بخاصيات HttpOnly وSecure وSameSite، والطلبات المغيِّرة للبيانات محمية من تزوير الطلبات.

النسخ الاحتياطي والاستمرارية

• تُنسخ قواعد البيانات باستمرار إلى خارج الخادم. [[TODO: backup retention period, per the replication configuration]]
• [[TODO: operator to confirm that a restore drill has been run against the production backup store before launch]]

الأمن التشغيلي والمادي

• [[TODO: operator to describe administrative access controls, staff access to production, patching and incident response]]
• الأمن المادي لمراكز البيانات تتولاه جهة الاستضافة. [[TODO: operator to confirm the hosting provider's security certifications]]